Så gjorde vi ett offertflöde i inkorgen till en plattform

Ett offertflöde som bor i mejlen, och kunder som inte ser sin egen historik.

Varje förfrågan, oavsett om den kom från webshopen, från mejl eller från en återkommande kund, landade i någons inkorg och hanterades därifrån. PDF-mockuper och AI-källfiler låg utspridda över drive och trådar, och varje offert byggdes upp på nytt: kunduppgifter skrevs in igen, bilagor letades fram igen, status hölls i någons huvud.

Kunderna, å sin sida, hade ingen plats där de själva kunde se vad de beställt eller lägga en ny order. En reorder innebar att skriva ett mejl och vänta på att någon grävde fram originalet.

En Next.js-kodbas, en PostgreSQL-databas, två domäner, och Fortnox kvar som sanningskällan.

Vi byggde portalen och adminen på en gemensam Next.js-kodbas med Supabase Postgres som databas, hostat på Vercel. Samma inloggning, samma datamodell, samma komponenter, med två domäner som pekar på samma app. En kundorder och teamets vy av den hänger ihop utan extra rörledningar.

Fortnox är fortsatt mastersystem för kunder, produkter och bokföring. Plattformen pratar med Fortnox över OAuth, synkar den data den behöver, och skickar godkända ordrar tillbaka som offerter eller ordrar. Ekonomin behåller sitt befintliga flöde, och operations får ett system byggt utifrån hur offerering faktiskt fungerar.

Kundinloggning är lösenordsfri som standard: en magic link till den e-postadress offerten redan ligger på, med valfritt lösenord efter första inloggningen. Alla som någon gång lagt en order hos ProfileXpress kan logga in och hitta den.

En kundportal, en offert- och orderadmin, och integrationerna som håller ihop dem.

• En portal för admins och kunderEtt ställe för bägge sidor av en order. Teamet hanterar offerter och ordrar; kunderna ser sin historik, lägger nya ordrar och skriver direkt till teamet.
• Fortnox-integrationKunder, produkter och ordrar synkas direkt till Fortnox via API:et, så teamet slipper mata in något på nytt för att få en offert eller order i böckerna.
• Automatiska mejl, sms och PDF:erSystemet mejlar och sms:ar kunderna medan ordern rör sig framåt och skapar offert- och order-PDF:erna åt dem, så att ingen skriver dem för hand.

Mindre manuell offerering, kunder som kan hjälpa sig själva, och Fortnox kvar som sanningskällan.

Portalen och adminen levererades på en kodbas, med Fortnox kvar som mastersystem. Kunder hittar sina egna ordrar och lägger nya utan att mejla någon, och teamet jobbar med offerter från en dashboard istället för en inkorg. Att lägga till en kund innebär inte längre mer manuellt arbete.